Asociación Hispana de Profesionales de la Salud, Inc. – AHPSI

Ferias Comunitarias de la Salud “Decide to Be Healthy”

5 Formularios Básicos que Nunca Deben Faltar en una Feria de Salud

Documento de orientación para coordinadores, profesionales de la salud y voluntarios de ferias comunitarias

La Asociación Hispana de Profesionales de la Salud, Inc. – AHPSI, a través de sus ferias comunitarias de la salud “Decide to Be Healthy”, desea compartir esta guía práctica con los coordinadores, profesionales de la salud y voluntarios que participan en la organización de ferias de salud comunitarias.

En la planificación de una feria comunitaria de la salud, uno de los pasos más importantes es preparar, desde el inicio, los formularios básicos que ayudarán a mantener el orden, documentar los servicios ofrecidos, proteger al paciente, facilitar el seguimiento y producir un reporte final serio y organizado.

Nuestro consejo es muy claro: antes de iniciar la primera reunión de trabajo de su feria de salud, presente un borrador de estos formularios al comité organizador. Esto permite revisarlos, corregirlos, aprobarlos y tenerlos listos antes del día del evento.

The forms which you should have prepared for your health fair: my advice, before starting the first working meeting of the Health Fair, is to present a draft of these forms.

Por separado, estamos incluyendo ejemplos de cada uno de estos formularios, los cuales pueden ser adaptados según la ciudad, el tipo de servicios, las agencias participantes y las necesidades de cada comunidad.

Breve nota sobre el Dr. Aritmedes Restituyo

El Dr. Aritmedes Restituyo cuenta con más de 33 años de experiencia organizando, coordinando y asesorando ferias comunitarias de la salud en diferentes comunidades de los Estados Unidos y la República Dominicana.

A través de AHPSI y de sus iniciativas comunitarias, el Dr. Restituyo ha participado en la organización de ferias de salud en New York, New Jersey, Filadelfia y la República Dominicana, promoviendo la educación en salud, la prevención, el acceso a servicios básicos y la orientación comunitaria para poblaciones hispanas, inmigrantes y familias con necesidades de apoyo.

Su experiencia en este tipo de eventos ha permitido desarrollar herramientas prácticas de trabajo, formularios, guías de coordinación, modelos de registro, referimientos y estrategias para que cada feria de salud tenga propósito, organización y continuidad.

Este documento forma parte de una actualización de la serie educativa del Dr. Restituyo titulada:

“Apuntes para Organizar una Feria de Salud Exitosa”

Otros artículos y materiales educativos relacionados con la organización de ferias de salud pueden ser consultados en nuestra página web:

www.ahpsi.org

Formulario #1

Formulario de Registración para Agencias y Profesionales que Ofrecerán Servicios

Este formulario debe ser utilizado para registrar a las agencias, instituciones, organizaciones comunitarias y profesionales de la salud que participarán ofreciendo servicios dentro de la feria.

Preferiblemente, debe prepararse en formato PDF y enviarse con suficiente tiempo antes del evento.

Este formulario debe incluir:

• Nombre de la agencia, institución o profesional participante.
• Persona contacto.
• Correo electrónico y teléfono.
• Servicios que estarán ofreciendo durante la feria.
• Número de personas que asistirán en representación de la institución.
• Necesidades específicas: mesas, sillas, electricidad, audiovisuales, área privada, espacio para unidad móvil, área oscura, intérprete u otros requisitos especiales.
• Horario estimado de llegada y salida.
• Firma o confirmación de participación.

Este formulario es fundamental porque permite al comité organizador saber con anticipación qué servicios estarán disponibles, qué recursos se deben preparar y cómo distribuir las áreas de trabajo dentro de la feria.

Formulario #2

Hoja de Registro General de Pacientes

Práctica, sencilla y organizada

La hoja de registro general debe estar ubicada en la mesa principal de entrada o bienvenida. Esta hoja permite documentar la asistencia del público y mantener un archivo básico de los participantes.

Debe ser sencilla, clara y fácil de llenar.

Debe incluir:

• Nombre completo del participante.
• Teléfono.
• Ciudad de residencia.
• Edad.
• Si asiste solo o en familia.
• Servicios que le interesan recibir.
• Firma o iniciales, si aplica.

Aclaración importante sobre la dirección del participante

En algunas ferias de salud se acostumbra solicitar la dirección del paciente o participante. Sin embargo, en nuestras ferias comunitarias recomendamos que este dato sea opcional y nunca obligatorio.

Esta recomendación tiene una razón humana, sensible y comunitaria. A nuestras ferias acuden muchas personas y familias que se encuentran en procesos migratorios, procesos de documentación o situaciones personales delicadas. Algunas de ellas pueden sentir temor o desconfianza al momento de ofrecer su dirección completa.

Por esta razón, sugerimos que el formulario permita registrar, como mínimo, la ciudad de residencia, sin exigir necesariamente la dirección exacta. Esto ayuda a conocer de qué comunidad proviene el participante, evaluar el alcance de la feria y preparar reportes generales, sin crear miedo, incomodidad o barreras de acceso.

La feria de salud debe ser un espacio de confianza, respeto, orientación y servicio. Ninguna persona debe sentir que no puede recibir ayuda por no querer compartir su dirección.

En su primera reunión de trabajo, presente esta hoja al comité para ganar tiempo.
Por favor, no se duerma en sus laureles.

Formulario #3

Formulario de Servicios para Pacientes

Este formulario debe ser entregado al paciente el mismo día de la feria y debe acompañarlo durante su recorrido por las diferentes estaciones de servicios.

Debe contener una lista de los servicios disponibles, con espacio para marcar con una X aquellos servicios que el paciente recibe.

Puede incluir servicios como:

• Presión arterial.
• Glucosa.
• Cholesterol.
• Examen de la vista.
• Evaluación dental.
• Nutrición.
• Consejería psicológica.
• VIH/ETS/Hepatitis C.
• Urología.
• Papanicolau o referimiento.
• Masaje terapéutico.
• Quiropráctica.
• Orientación legal o comunitaria.
• Otros servicios disponibles.

Este formulario también debe incluir un disclaimer o declaración de consentimiento, indicando que los servicios ofrecidos durante la feria son de orientación, prevención, educación y tamizaje comunitario, y que no sustituyen una consulta médica completa.

Debe incluir:

• Espacio para la firma del paciente.
• Fecha.
• Espacio para observaciones del profesional.
• Anotación de hallazgos importantes.
• Recomendación de seguimiento, si aplica.

Este formulario ayuda a proteger al paciente, al profesional y a la organización, además de facilitar el seguimiento en casos donde se detecten resultados anormales.

Formulario #4

Hoja Interna de Registro por Área de Servicio

Esta hoja es para uso interno del profesional de la salud, voluntario clínico o responsable de cada estación de servicio.

Debe permitir documentar, de manera organizada, los pacientes atendidos en cada área.

Debe incluir:

• Nombre del paciente o número asignado.
• Servicio ofrecido.
• Valores encontrados.
• Observaciones importantes.
• Recomendaciones.
• Identificación del profesional o voluntario que realizó el servicio.
• Casos que requieren seguimiento o referimiento.

Cuando se encuentre un resultado anormal, se recomienda destacarlo con una nota visible, por ejemplo: “OJO”, o con tinta roja, para llamar la atención del equipo responsable del seguimiento.

Esta hoja se recopila al final de la feria y es esencial para preparar el reporte final.

Una feria de salud con propósito no solo ofrece servicios; también documenta, evalúa y aprende de sus resultados. Qué importante es poder decir al final del evento:

“Se atendieron 150 pacientes.”
“Se identificaron casos que necesitan seguimiento.”
“Se orientó a la comunidad con responsabilidad.”

Formulario #5

Hoja de Referimiento de Pacientes

La hoja de referimiento es uno de los documentos más importantes de una feria comunitaria de la salud. Debe entregarse al paciente cuando se detecta una necesidad de seguimiento, un resultado anormal o una situación que requiere evaluación posterior.

Esta hoja debe incluir, previa aprobación del comité organizador:

• Hospitales locales.
• Clínicas comunitarias.
• Médicos disponibles en la zona.
• Dentistas.
• Psicólogos o psicoterapeutas.
• Oculistas u optómetras.
• Agencias de salud pública.
• Programas de bajo costo o gratuitos.
• Información de contacto de la feria o institución organizadora.

Este formulario no tiene que imprimirse en grandes cantidades, pero sí deben prepararse copias suficientes. No se limite. Es mejor tener formularios disponibles y no usarlos todos, que detectar una necesidad y no tener cómo orientar al paciente.

La hoja de referencia demuestra responsabilidad, sensibilidad y compromiso con la continuidad del cuidado.

Una feria de salud no termina cuando el paciente sale del edificio. La verdadera misión continúa cuando logramos que esa persona dé seguimiento a un resultado anormal, visite su médico, acuda a una clínica o reciba la orientación adecuada.

Recomendación Final

A todo coordinador, profesional de la salud o voluntario que esté iniciando una feria comunitaria con nosotros, le hacemos esta recomendación con mucho respeto y experiencia:

Nunca inicie una feria de salud sin tener estos formularios preparados, revisados y aprobados por su comité organizador.

Los formularios no son simples papeles. Son herramientas de organización, protección, educación, seguimiento y responsabilidad comunitaria.

Una feria de salud bien organizada debe tener entusiasmo, voluntarios, servicios y buena intención; pero también debe tener estructura, documentación y seguimiento.

Nota Institucional

Este documento forma parte de una actualización de la serie de artículos educativos publicados por el Dr. Aritmedes Restituyo, titulada:

“Apuntes para Organizar una Feria de Salud Exitosa”

Una serie dedicada a compartir experiencias, consejos prácticos y herramientas de trabajo para fortalecer las ferias comunitarias de salud y promover una cultura de prevención, educación y servicio.

Para consultar otros artículos, materiales de orientación y recursos educativos de AHPSI, puede visitar:

www.ahpsi.org

Asociación Hispana de Profesionales de la Salud, Inc. – AHPSI
Ferias Comunitarias de la Salud “Decide to Be Healthy”
Dr. Aritmedes Restituyo
Más de 33 años organizando y asesorando ferias comunitarias de salud
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